eTiming til Agderkarusell

Det er laget en fin guide fra 2019 til bruk av eTiming for Agderkarusellen som ligger på kretsens hjemmesider.

Den guiden er utdatert på et par punkter. Jeg diskuterer disse nærmere under #Kommentarer til guiden fra 2019.

Klasseoppsett, frister og kontingenter i Eventor

I Agderkarusellen så benyttes følgende klasseoppsett 👇

Løype Klasser
1 N1, D1, H1
2 D2, H2, D 11-12, H 11-12
3 D3, H3, D 13-14, H 13-14
4 D4, H4, D 15-16, H 15-16
5 D5, H5, D 17-20, H 17-20

Legg inn klassene i Eventor. Pass på at Kortnavn til hver klasse stemmer overens med klassenavnet over. Navnene på hver klasse kan gjerne inneholde noe mer informasjon, slik at klassenavnet for eksempel kan være D1 - Damer N-løype. Det enkleste er å kopiere oppsett fra tidligere løp eller tidligere år – pass bare på at det ikke er kommet med noen nye klasser siden sist.

Under påmeldingsavgifter og frister i Eventor så velger du Rediger, avansert visning. Bruk kun 2 kontingentnivåer (slett de andre):

  1. Påmeldingskontingent for voksen.
    1. Kontingent 90 kr i 2023.
    2. Gjelder fra alder 17 år. Marker alle klassene hvor vi kan finne løpere over 17 år (alle direkteløyper + 17-20-klassene).
    3. Sett kontingentrekkefølge til 1.
  2. Påmeldingskontingent ungdom
    1. Kontingent 50 kr i 2023.
    2. Gjelder opptil 16 år. Marker alle klassene hvor vi kan finne ungdomsløpere (alle direkteløyper + alle klasser opp til og med 16 år).
    3. Sett kontingentrekkefølge til 3.

/_resources/eventor-kontingenter.png

Last inn påmeldte i eTiming og fiks klasser

Opprett et nytt løp i eTiming med riktig navn, dato og første starttid.

I eTiming velger du menyvalget Data → Datautveksling eventor og hent påmeldinger til løpet. Dette henter ned deltakere, klasser, klubber og informasjon om påmeldingskontingenter.

Sette innstillinger for klassene

Vi er nødt til å gjøre noen endringer på klassene slik at det blir riktig for Agderkarusellen:

Du kan sette disse valgene for klassene manuelt, eller du kan gjøre det automatisk ved hjelp av SQL-spørringer.

Gjøre endringer på klassene manuelt

For å gjøre det manuelt så velger Bruk alltid brikketid og Fristart for hver klasse. For klasse N1 så endrer du Tidtakingstype til Ikke vis tid. For klasser som kan vise tid, men som ikke skal være rangerte kan du velge Tidtakingstype til Ikke rangert.

Gjøre endringer på klassene med SQL

For å bruke SQL åpner du menyvalget Diverse → Spørring. Kopier alle linjene nedenfor og lim inn i SQL-vinduet (ta bort teksten sql i vinduet hvis det står der allerede) og trykk på Kjør spørring knappen. Spørringen setter kjønnskoden til X, setter fristart og brikketid, samt påmeldingskontingenter 90 kr og 50 kr for alle klasser. Klasser med navn N-åpen eller N1 blir satt som urangert resultatliste uten tider. Klasser med navn som inkluderer 10 blir satt som urangert resultatliste med tid.

update class 
	set 
		sex = 'X', 
		freestart = True, 
		direct = True,
		entryfee1 = 90,
		entryfee2 = 0,
		entryfee3 = 50,
		timingtype = iif(
			class like 'N-%pen' or class = 'N1', 2, iif(class like '%10%', 1, 0)
		);

/_resources/etiming-sql.png

Se eTiming database for mer informasjon om databasens oppbygning og spørringer.

Løyper og poster i Purple Pen og eTiming

Hovedprinsipp: Bruk samme løypenummer i innbydelse, Purple Pen og eTiming

I innbydelsene i 2023 så er løype 5 den lengste løypa og løype 1 er N-åpen.

Klargjøring av løyper i Purple Pen

Import av løyper i eTiming

Startlister

Startnummer

Det er lurt å tildele startnummer til alle løpere før løpet. Dette gjør det litt raskere å behandle løpere som går i mål med ukjente brikkenummer. Tildel startnummer med Start → Startnr tildeling.

Gå til menyvalget Data → Datautveksling eventor og last opp startliste til Eventor. Sjekk på Eventor at den ser korrekt ut.

Skriv ut startlister

Du bør skrive ut startlistene på papir. Det gjør det enkelt for en funksjonær som står ved starten å krysse av hvem som faktisk starter løpet – da slipper man å lure på om det fremdeles er noen igjen ute i skogen eller ikke.

Den som står ved starten trenger ikke skrive opp etteranmeldte manuelt. De som har etteranmeldt seg på samlingsplass kommer til å starte.

Etteranmeldinger på løpet

Legg inn etteranmeldte på løpet ved å åpne løper-oversikten.

Tidtaking under løpet

Før løpet så starter du tidtakingsmodulen i eTiming og kobler til en MTR4 til avlesning. Nullstill MTR og synkroniser klokka fra PC til MTRen før du begynner å lese av brikker. Guiden hos Agder o-krets fra 2019 har en god forklaring på hvordan du setter opp MTR, åpner tidtakingen og behandler disk/problemer som oppstår gjennom løpet.

Bruk LiveRes for å publisere liveresultater.

Resultater

Publiser resultater etter løpet via Data → Datautveksling eventor. Kryss av for valget Api nøkkel i opplasting og last opp resultatliste.

Når du først er inne i Datautveksling eventor kan det være lurt å hente ned Klubber og navn for direktepåmelding for klubber i Agder slik adressene på fakturaene blir riktige.

Manuell opplasting av resultater

Hvis det ikke er mulig å gjøre Datautveksling med Eventor så kan det være at det fungerer å laste opp resultatene manuelt. For å gjøre dette må du:

  1. Lag en IOF XML 3.0 fil med resultatene ved å gå til Data → Datautveksling Eventor. I linjen Datautveksling fra nedlastede XML filer velger du Vis → Lag resultatlistefil.
  2. Gå til løpet i Eventor → Rediger → Dataoverføringer → Last opp resultatliste
  3. Finn fram iofres.xml som ligger i databasemappa → htmlfiler.

Fakturering

Koble sammen Eventorkontingenter og eTiming

Opprett kobling mellom kontingenter i etiming og Eventor ved Data → Eventor kontingenter. I kolonnen eTiming kontingentnivå 1,2,3 skriver du 1 for voksen påmeldingsavgift og 3 for ungdom. Husk å trykke på knappen Oppdater etiming i bunnen av dialogboksen for å gjøre endringene gjeldende for løperne.

Slett ikke startede løpere

Ikke startede løpere skal heller ikke betale startkontingent i Agderkarusellen. Jeg mener det enkleste er å fjerne alle løpere som ikke har startet, da er du helt sikker på at de ikke kommer med på fakturaene eller teller i løpsrapporten.

/_resources/etiming-merke-status.png

Hvis du heller ønsker å slette løperne med en SQL-kommando så vil følgende kommando slette alle med status Påmeldt, Ikke startet og Ledige.

delete from name where status like '[IVN]';

Generer fakturaer

Generer fakturaer ved å åpne Klubber og deretter gå til menyvalg Skriv ut → Kontingentrapport → Lagre hver faktura som egen pdf. PDFer med fakturaer lagres nå i samme katalog som eTiming-databasefila. Du kan åpne denne katalogen ved å trykke på filbanen nederst i eTimingvinduet.
/_resources/filbane-etiming.png

Kontroller at beløpene stemmer. Alle ungdommer skal nå stå med spesialkontingent 50 kr og alle voksne med 90 kr.

Hvis ikke kontingentene er blitt riktige så kan du prøve med SQL-spørringer nedenfor. Disse gjør følgende:

  1. Setter kontingentnivå 1 til 90 kr og kontingentnivå 3 (spesialkontingent) til 50 kr for alle klasser
  2. Setter alle deltakere under 17 år til kontingentnivå 3 (spesialkontingent) og alle deltakere uten fødselsdato eller minst 17 år gamle til kontingentnivå 1

Det er viktig at de to spørringene kjøres én-og-én fra Diverse → Spørring.

update class set entryfee1 = 90, entryfee2 = 0, entryfee3 = 50;

update name
	set feelevel = Switch(
		year(date())-year(fodt) < 17, 3,
		year(date())-year(fodt) >= 17, 1,
		fodt is null, 1
	);

Faktura PDFene sendes til kasserer på okonomi@kok.no. PDFene bør ha arrangementets navn og dato + mottakerklubb i filnavnet.

Løpsrapport

Etter løpet skal man levere løpsrapport til Norges Orienteringsforbund. Denne leveres digitalt i Eventor. Etter å ha lastet opp resultatlistene vil du i arrangementssiden i Eventor se at neste steg er å levere løpsrapporten. Jeg anbefaler du gjør deg ferdig med #Fakturering og sletter ikke startede løpere før du genererer løpsrapporten. På den måten blir antallet løpere som betaler kontingent korrekt, og antallet vi skal betale løpsavgift for til NOF blir korrekt.

Du trenger å finne ut antall løpere i ulike aldergrupper for å levere inn løpsrapporten:

Du kan telle disse ganske enkelt selv i løper-oversikten (velg listevisning og sorter etter Født-kolonnen). Du kan også telle dem ved å bruke SQL-spørringen nedenfor ved å lime inn hele spørringen i Diverse → Spørring. Resultatet er antallet startede i hver alderskategori.

select
	abs(sum((year(date())-year(fodt) >= 21 and status like '[ABDSXZY]' and class not like 'NOCLAS'))) as Over21,
	abs(sum((year(date())-year(fodt) >= 17) and (year(date())-year(fodt) <= 20) and status like '[ABDSXZY]' and class not like 'NOCLAS')) as 17til20,
	abs(sum((year(date())-year(fodt) >= 13) and (year(date())-year(fodt) <= 16) and status like '[ABDSXZY]' and class not like 'NOCLAS')) as 13til16,
	abs(sum((year(date())-year(fodt) <= 12) and status like '[ABDSXZY]' and class not like 'NOCLAS')) as Under12,
	abs(sum((fodt is null) and status like '[ABDSXZY]' and class not like 'NOCLAS')) as UkjentAlder
from name;

Kommentarer til guiden fra 2019

Terje Urfjell laget en fin guide fra 2019 til bruk av eTiming for Agderkarusellen som ligger på kretsens hjemmesider. Det er veldig mye som fremdeles gjelder og den forklarer mange deler av tidtakinga svært godt. Her kommer mine kommentarer til hvilke deler av guiden du ikke bør følge: